Porquê o Software Deprosis
Garanta mais vantagens
para a sua organização!
Gestão Documental
Desmaterialize processos de uma forma ágil, com total segurança e fiabilidade da informação!
A Gestão Documental para a Administração Pública permite desmaterializar de uma forma ágil todos os processos complexos existentes dentro de cada Organização e construir todo o tipo de workflows para atender, na plenitude, às necessidades de cada entidade pública.
Com o template da Gestão Documental da Deprosis é possível eliminar a dependência de documentos físicos e simplificar as tarefas relacionadas com o arquivo, acesso e gestão de documentos, bem como garantir sistemas de segurança e controlo de acesso, protegendo informações sensíveis e confidenciais.
A Gestão Documental da Deprosis abrange já vários processos de diferentes áreas da Administração Pública, privilegiando a total integração entre todos esses processos e garantindo sempre interoperabilidade com outros sistemas existentes nas entidades públicas.
Os documentos podem ser facilmente pesquisados e partilhados, agilizando assim processos e reduzindo o tempo gasto no seu tratamento. Os documentos passam a estar disponíveis à distância de um clique!
O que contar
com o GESTÃO DOCUMENTAL
da Deprosis
Controlo total do circuito do documento com controlo de prazos
Histórico de operações sobre todos os documentos
Encaminhamento automático com base em workflows pré-configurados
Controlo de intervenientes no tratamento de cada registo
Agilidade e flexibilidade na análise dos documentos
Diminuição do tempo de tratamento dos documentos
Garantia de sigilo no tratamento de processos confidenciais
Garantia de autenticidade da assinatura/despacho
Integração com certificados digitais qualificados
Estatísticas com tempos de resposta por utilizador/departamento/processo
Integração com processos e aplicações externas
Envios automáticos por e-mail
Aplicações
e Módulos
Gestão da Correspondência
Tratamento desmaterializado da correspondência, com circuitos de distribuição de documentos pré-definidos. Evita a circulação de documentos originais, ficando os mesmos arquivados na origem, com planos de classificação harmonizados e conformes à Macroestrutura Funcional (MEF). Todas as correspondências de entrada são classificadas e alocadas à entidade remetente, com detalhe da informação constante do documento por forma a permitir uma mais fácil leitura e distribuição do documento. É possível a elaboração de respostas a cada correspondência, podendo estas respostas serem partilhadas entre vários departamentos, agregando diversas análises e pareceres. É também possível registar ausências e delegar funções por períodos e por colaborador, garantindo assim o correto fluxo de informação mesmo quando algum interveniente se encontra ausente. Possibilidade de despachar correspondências com indicações para outros utilizadores/departamentos. A correspondência pode conter informações confidenciais, as quais são passiveis de tratamento na plataforma, garantindo a total confidencialidade dos registos, apresentando-os apenas aos utilizadores autorizados.
Vantagens
- Controlo total do circuito do documento
- Controlo de prazos
- Histórico de operações sobre o documento
- Integração com registos de saída / resposta
- Integração com digitalizadores e equipamentos de carimbo
- Possibilidade de integração com OCR
- Gestão de entradas e saídas
- Controlo de intervenientes no tratamento de cada registo
- Estatísticas com tempos de resposta por utilizador/departamento/processo
- Integração com processos externos
- Tratamento de correspondências confidenciais
- Encaminhamento automático com base em workflows pré-configurados
Despachos e Assinaturas
Desmaterialização total do circuito de assinatura e despacho de documentos com integração com assinaturas digitais qualificadas, de diversas origens, permitindo total mobilidade aos utilizadores que, a qualquer hora e em qualquer local, podem dar o devido tratamento aos documentos que lhes são atribuídos. Circuito de Despachos totalmente flexível e parametrizável, permitindo o encaminhamento de documentos despachados e para despacho de outros utilizadores, seguindo as regras do organograma da entidade pública. Controlo total sobre as data/hora de tratamento de cada documento, possibilidade de arquivo e encaminhamento pela plataforma ou por e-mail dos documentos finais com os respetivos despachos. Neste módulo, é possível assinalar determinados documentos anexos ao documento principal como carecendo de assinatura, de modo a que a aplicação faça a respetiva gestão dessas assinaturas. Os despachos podem ser efetuados de forma livre, ou com textos pré-definidos por utilizador e cada utilizador pode definir se o despacho que está a aplicar no documento se trata de um despacho final ou intermédio e, nesse caso, qual será o utilizador responsável pelo despacho seguinte.
Vantagens
- Rastreabilidade de documentos
- Garantia de autenticidade da assinatura/despacho
- Diminuição do tempo de tratamento
- Agilidade e flexibilidade na análise dos documentos
- Integração com certificados digitais qualificados
- Circuito do documento sempre disponível
- Alertas de modificação de estados
- Gestão de anexos externos
- Envios automáticos por e-mail
- Comunicação interna do resultado dos despachos
- Configuração de textos de despacho por utilizador/departamento
Deliberações e Atas
É possível gerir, de uma forma simples, as reuniões internas ou de administração, com indicação dos assuntos a tratar e respetivos intervenientes na reunião, com a possibilidade de assinalar quais os intervenientes ausentes e o respetivo motivo. Após a configuração de uma reunião com classificação de todos os documentos / temas a tratar, é possível aplicar uma deliberação a cada um desses documentos / temas, que será assinada por todos os intervenientes presentes na reunião. Após término da reunião, é gerada de forma automática a Ata dessa reunião com todos os conteúdos e decisões, bem como todos os documentos em anexo à própria Ata, a qual é disponibilizada na plataforma para assinatura de cada um dos intervenientes. Existe também a possibilidade de a qualquer momento criar um extrato de uma determinada Ata para envio a entidades externas, ficando registado quem foi o utilizador que solicitou o extrato e qual o respetivo motivo. A todo o momento é possível consultar quais os intervenientes que já deliberaram cada um dos documentos em aberto, bem como já assinaram cada uma das Atas.
Vantagens
- Rastreabilidade de documentos
- Garantia de autenticidade da assinatura da deliberação
- Diminuição do tempo de tratamento
- Agilidade e flexibilidade na análise dos documentos
- Integração com certificados digitais qualificados
- Circuito do documento sempre disponível
- Alertas de modificação de estados
- Gestão de anexos externos
- Envios automáticos por e-mail
- Comunicação interna do resultado das deliberações
- Configuração de textos de deliberação por utilizador/departamento
- Geração automática de Atas
- Geração automática de Extratos de Ata
- Controlo de assinaturas de intervenientes na reunião
Instrumentos de Comunicação
A Gestão Documental para a Administração Pública oferece uma vasta gama de funcionalidades, incluindo os instrumentos de comunicação, com a criação de ofícios com possibilidade de inclusão de anexos; a circulação de informações e pareceres dentro dos departamentos, com possibilidade de conexões com outros documentos internos; a troca de comunicações entre departamentos, também estas com ligações a documentos internos; e a criação de deliberações para uso em reuniões internas. Em todos estes documentos existe a possibilidade de utilização de assinatura digital qualificada e de envio a entidades internas e externas, com total controlo sobre o envio dos e-mails. Os instrumentos de comunicação agrupam-se nos seguintes tipos:
1. Ofícios – Documento gerado internamente, mas dirigido a entidades externas à Organização, é possível a inclusão de anexos e indicar se são sempre assinados de forma digital. É possível definir a forma de envio, e no caso de ser por e-mail, é automaticamente espoletado um e-mail para os e-mails definidos como destinatários. Controlo total sobre o circuito do documento e registo de monitorização de e-mails enviados. Possibilidade de identificação de um ofício como confidencial, sendo aplicada uma senha específica para a abertura do ficheiro por parte do destinatário.
2. Informações e Pareceres – Documento utilizado para circuito interno e que pode circular apenas dentro do departamento no qual é gerado ou submetido a despacho/deliberação de departamentos hierarquicamente superiores. Permite a inclusão de anexos e indicar se os mesmos são assinados de forma digital, bem como efetuar ligação a outros documentos internos, como por exemplo, correspondências. Nestes documentos é possível definir o destinatário como pessoa ou como departamento, sendo depois a sua distribuição tratada pela aplicação.
3. Comunicações – Documento utilizado para circuito interno e que pode circular entre departamentos. Permite a inclusão de anexos e ligação a outros documentos internos, como por exemplo informações. Nestes documentos é possível definir o destinatário como pessoa ou como departamento, sendo depois a sua distribuição tratada pela aplicação. É possível gerar várias comunicações em simultâneo para várias pessoas e/ou departamentos tendo por base um documento de origem que se pretenda divulgar.
4. Deliberações – Documento utilizado no circuito interno, para integração direta em reuniões para tomada de decisões, o qual pode ser assinado digitalmente pelos intervenientes na reunião e pode depois ser comunicado / enviado a entidades internas e/ou externas.
Vantagens
- Rastreabilidade de documentos
- Garantia de autenticidade da assinatura da deliberação
- Diminuição do tempo de tratamento
- Agilidade e flexibilidade na análise dos documentos
- Integração com certificados digitais qualificados
- Circuito do documento sempre disponível
- Alertas de modificação de estados
- Gestão de anexos externos
- Envios automáticos por e-mail
- Configuração de textos rápidos por utilizador
- Interligação de documentos
Organização de Arquivo
A organização do arquivo digital é uma peça fundamental em qualquer sistema de gestão documental e para tal o módulo de Organização de Arquivo do LynxiT Cube conta com várias funcionalidades que permitem aos utilizadores centralizarem num único local o acesso a toda a documentação, organizada por processo, por classes e por departamento, tendo uma estrutura de árvore totalmente personalizável pela entidade pública que utiliza o módulo. Este módulo conta ainda com um controlo adicional de perfis de acessos aos registos como proprietários, editores, ou de apenas consulta, o que dá uma total flexibilidade na gestão e disponibilização da informação. É também possível definir, por classe, o prazo de conservação, com alertas personalizados assim que os documentos atingem o final do prazo obrigatório de conservação. Para além da possibilidade de inserção de ficheiros via upload, este módulo possibilita também a criação de ligações a documentos internos gerados na plataforma e que podem ser de forma automática ou por intervenção do utilizador mapeados para determinadas classes/processos/departamentos por forma ficarem disponíveis e assim poder existir um processo completo com toda a informação. Pela capacidade de integrações que a plataforma Cube tem, é também possível disponibilizar o acesso a este módulo através de aplicações externas.
Vantagens
- Centralização da informação
- Rastreabilidade de documentos
- Maior rapidez no acesso à documentação
- Agilidade e flexibilidade na análise dos documentos
- Gestão de anexos externos
- Envios automáticos por email
- Integração com processos e aplicações externas
Gestão de Contratos
A gestão de contratos é normalmente um processo bastante burocrático para controlo das respetivas assinaturas de todos os intervenientes, por este motivo, surgiu o módulo de Gestão de contratos do LynxiT Cube cujo principal objetivo é simplificar e agilizar o processo de controlo e assinatura tanto para as entidades externas quanto para a entidade pública que elabora o Contrato.
Neste módulo existem 2 ambientes:
Portal da Entidade – onde as entidades externas poderão consultar e assinar os contratos, ficando sempre disponíveis as versões finais assinadas por todos os intervenientes no contrato.
Backoffice – onde as entidades públicas podem criar o contrato e submetê-lo para assinatura dos intervenientes.
No módulo de contratos é possível construir templates e minutas de contratos que podem ser integrados com diversos processos, os quais poderão gerar automaticamente contratos recorrendo à utilização de TAGS para substituição de informação específica do processo que irá originar o contrato. Com esta flexibilidade, a criação de contratos é facilitada e o PDF final gerado é facilmente validado e submetido para assinatura dos intervenientes definidos, sendo esta submissão acompanhada por alertas via email e controlo de todo o circuito de aprovação e assinatura.
Vantagens
- Integração com certificados digitais qualificados
- Garantia de autenticidade da assinatura do contrato
- Diminuição do tempo de tratamento
- Rastreabilidade de documentos
- Agilidade e Flexibilidade na análise dos documentos
- Circuito do documento sempre disponível
- Alertas de modificação de estados
- Envios automáticos por email
- Encaminhamento automático com base em workflows pré-configurados
Recursos Humanos - Mobilidades
O Pedido de Mobilidade é um processo do LynxiT Cube que permite a qualquer utilizador da entidade pública, com acesso a esta área, submeter um pedido de mobilidade associado à sua carreira. Este pedido, após submetido, seguirá a tramitação definida em termos de workflow na aplicação até chegar ao último patamar de validação que irá remeter a decisão final de aprovação ou não.
O registo de pedido de mobilidade permite o registo de um novo pedido, de um pedido de prorrogação, de um pedido de consolidação ou uma mobilidade intercarreiras, sendo que em cada um dos tipos de pedido serão apresentados os formulários com identificação dos intervenientes e das informações de preenchimento necessário para o seguimento do processo.
Com este módulo é garantida a recolha de toda a informação necessária para gestão destes processos e também o registo completo do workflow de aprovação que permitiu a aprovação ou não do pedido de mobilidade.
Vantagens
- Diminuição do tempo de tratamento
- Agilidade e Flexibilidade na análise dos processos
- Alertas de modificação de estados
- Envios automáticos por email
- Integração com processos e aplicações externas
- Encaminhamento automático com base em workflows pré-configurados
- Integração com o circuito de Instrumentos de Comunicação, Despachos e Assinaturas
- Controlo de prazos
- Monitorização de tempos médios de tratamento de processos
- Centralização da informação
Formação e Desenvolvimento - Pedido de Formação Externa
O Pedido de Formação Externa é um processo do LynxiT Cube que permite a qualquer utilizador da entidade pública, com acesso a esta área, submeter um pedido de autorização para realização de uma formação externa. Este pedido, após submetido seguirá a tramitação definida em termos de workflow na aplicação até chegar ao último patamar de validação que irá remeter a decisão final de aprovação ou não.
O registo de pedido de formação permite a identificação de diversas informações como sendo o âmbito e objetivo principal da formação, o local onde se irá realizar e o respetivo custo, tendo a possibilidade de indicar se existe algum patrocínio quer para a formação quer para a deslocação, podendo a mesma ser nacional ou internacional. Paralelamente a esta informação o formulário de registo obriga também à identificação do período de ausência e comprovativo de garantia da salvaguarda da prestação dos serviços, que sejam da responsabilidade do funcionário que submeteu o pedido, durante a sua ausência.
Com este módulo é garantida a recolha de toda a informação necessária para gestão destes processos e também o registo completo do workflow de aprovação que permitiu ou não a execução da respetiva formação.
Vantagens
- Diminuição do tempo de tratamento
- Agilidade e Flexibilidade na análise dos processos
- Alertas de modificação de estados
- Gestão de anexos externos
- Envios automáticos por email
- Integração com processos e aplicações externas
- Encaminhamento automático com base em workflows pré-configurados
- Integração com o circuito de Instrumentos de Comunicação, Despachos e Assinaturas
- Controlo de prazos
- Monitorização de tempos médios de tratamento de processos
- Histórico de intervenções de utilizadores no processo
- Centralização da informação
Formação e Desenvolvimento - Pedidos de Equiparação a Bolseiro
O Pedido de Equiparação a Bolseiro é um processo do LynxiT Cube que permite a qualquer utilizador da entidade pública, com acesso a esta área, submeter um pedido de equiparação a bolseiro. Este pedido, após submetido seguirá a tramitação definida em termos de workflow na aplicação até chegar ao último patamar de validação que irá remeter a decisão final de aprovação ou não.
Com este módulo é garantida a recolha de toda a informação necessária para gestão destes processos e também o registo completo do workflow de aprovação que permitiu ou não a autorização da equiparação.
Vantagens
- Diminuição do tempo de tratamento
- Agilidade e Flexibilidade na análise dos processos
- Alertas de modificação de estados
- Gestão de anexos externos
- Envios automáticos por email
- Integração com processos e aplicações externas
- Encaminhamento automático com base em workflows pré-configurados
- Integração com o circuito de Instrumentos de Comunicação, Despachos e Assinaturas
- Controlo de prazos
- Monitorização de tempos médios de tratamento de processos
- Histórico de intervenções de utilizadores no processo
- Centralização da informação
Formação e Desenvolvimento - Estágios Curriculares não médicos
A gestão de Estágios não Médicos é um processo bastante burocrático para controlo das vagas disponíveis e conciliação de pedidos vs disponibilidades, por este motivo, surgiu o módulo de Gestão de Pedidos de Estágios não Médicos do LynxiT Cube cujo principal objetivo é simplificar e agilizar o processo de pedido e validação de estágios curriculares.
Neste módulo existem 2 ambientes:
Portal da Entidade – onde as entidades externas (Instituições de Ensino) poderão registar os pedidos de estágio, com indicação do número de alunos e respetivos cursos.
Backoffice – onde as entidades públicas podem analisar e tratar a informação registada pelas instituições de ensino.
O pedido de estágios por parte das instituições de ensino é validado internamente pela equipa responsável pelo processo que avalia as vagas disponíveis para cada curso e local de estágio, efetuando a comunicação com os locais e comunicando a decisão de aprovação ou não de cada estágio à instituição de ensino.
Vantagens
- Diminuição do tempo de tratamento
- Agilidade e Flexibilidade na análise dos documentos
- Alertas de modificação de estados
- Gestão de anexos externos
- Envios automáticos por email
- Encaminhamento automático com base em workflows pré-configurados
- Integração com o circuito de Instrumentos de Comunicação, Despachos e Assinaturas
- Controlo de prazos
- Monitorização de tempos médios de tratamento de processos
Gestão de Processos Jurídicos
Este módulo permite gerir um repositório de informação de processos jurídicos associados à entidade pública, onde podem ser registados os dados principais do processo, as diligências efetuadas relativamente ao processo em questão e é possível integrar este módulo com os módulos de Gestão da Correspondência e Instrumentos de Comunicação por forma a ter um total controlo de todas as ações efetuadas sobre o processo.
Com o processo de alocação a juristas, para tratamento, é possível a todo o momento ter uma visão da carga que cada jurista tem em termos de processos, por estado, bem como permite medir tempos de resposta médios e por tipo de processo / jurista. No final dos processos é possível registar a decisão proferida, permitindo assim a criação de estatísticas para acompanhamento do desempenho.
Vantagens
- Rastreabilidade de processos
- Diminuição do tempo de tratamento
- Agilidade e Flexibilidade na análise dos documentos
- Circuito do processo sempre disponível
- Alertas de modificação de estados
- Gestão de anexos externos
- Envios automáticos por email
- Integração com processos e aplicações externas
- Encaminhamento automático com base em workflows pré-configurados
- Configuração de textos rápidos por utilizador
- Integração com correspondências registadas na plataforma
- Integração com o circuito de Instrumentos de Comunicação, Despachos e Assinaturas
- Controlo de prazos
- Monitorização de tempos médios de tratamento de processos
Gestão de Processos do Cidadão
Este módulo permite gerir um repositório de informação de processos pertencentes ao gabinete cidadão, agrupando os processos pelos diversos temas que sejam pré configurados pela entidade pública utilizadora do módulo, onde podem ser registados os dados principais do processo, as diligências efetuadas relativamente ao processo em questão e é possível integrar este módulo com os módulos de Gestão da Correspondência e Instrumentos de Comunicação.
No decorrer do tratamento dos processos existe sempre a opção de efetuar pedidos de informação à entidade que submeteu o processo e todos os passos executados sobre cada processo ficam registados numa timeline de execuções permitindo assim a qualquer utilizador ter uma noção exata do que foi executado, quando e por quem.
Com o processo de alocação a técnicos, para tratamento, é possível a todo o momento ter uma visão da carga que cada técnico tem em termos de processos, por estado, bem como permite medir tempos de resposta médios e por tipo de processo / técnico.
Vantagens
- Rastreabilidade de documentos
- Diminuição do tempo de tratamento
- Agilidade e Flexibilidade na análise dos documentos
- Integração com correspondências registadas na plataforma
- Integração com o circuito de Instrumentos de Comunicação, Despachos e Assinaturas
- Circuito do documento sempre disponível
- Alertas de modificação de estados
- Gestão de anexos externos
- Envios automáticos por email
- Integração com processos e aplicações externas
- Encaminhamento automático com base em workflows pré-configurados
- Configuração de textos rápidos por utilizador
- Interligação de documentos
- Controlo de prazos
- Monitorização de tempos médios de tratamento de processos
Unidade de Auditoria e Controlo Interno - Controlo de Processos de Auditoria
Este módulo permite gerir um repositório de informação de processos pertencentes ao gabinete de controlo e auditoria, agrupando os processos pelos diversos temas que sejam pré configurados pela entidade pública utilizadora do módulo, onde podem ser registados os dados principais do processo, as diligências efetuadas relativamente ao processo em questão e é possível integrar este módulo com os módulos de Gestão da Correspondência e Instrumentos de Comunicação.
Pela sensibilidade de alguns temas que são analisados no âmbito das auditorias, existe disponível uma área de documentos confidenciais, os quais têm um tratamento especial por forma a garantir a sua total confidencialidade.
Com o processo de alocação a técnicos, para tratamento, é possível a todo o momento ter uma visão da carga que cada técnico tem em termos de processos, por estado, bem como permite medir tempos de resposta médios e por tipo de processo / técnico.
Vantagens
- Rastreabilidade de documentos
- Diminuição do tempo de tratamento
- Agilidade e Flexibilidade na análise dos documentos
- Integração com correspondências registadas na plataforma
- Integração com o circuito de Instrumentos de Comunicação, Despachos e Assinaturas
- Circuito do documento sempre disponível
- Alertas de modificação de estados
- Gestão de anexos externos
- Gestão de documentos confidenciais
- Envios automáticos por email
- Integração com processos e aplicações externas
- Encaminhamento automático com base em workflows pré-configurados
- Configuração de textos rápidos por utilizador
- Controlo de prazos
- Monitorização de tempos médios de tratamento de processos
DPO - Encarregado de Proteção de Dados
Este módulo permite gerir um repositório de informação de procedimentos relacionados com a Equipa DPO, o qual permite o registo e gestão de Plataformas/Aplicações existentes na entidade pública, onde são registadas variadas informações, desde o responsável pelo tratamento dos dados, ao tipo de equipamentos, sistemas operativos, bases de dados, suportes lógicos, finalidades de tratamento, entre outros. Ainda neste módulo existe também uma área para o registo de toda a atividade do DPO, como sendo o registo e gestão de processos (ex: Auditorias; Pedidos de Acesso a informações; AIPD – Avaliação Impacto sobre Proteção de Dados), diligências e é possível integrar este módulo com os módulos de Gestão da Correspondência e Instrumentos de Comunicação.
Vantagens
- Centralização da informação
- Registo fidedigno da informação
- Diminuição do tempo de tratamento
- Agilidade e Flexibilidade na análise dos processos
- Integração com correspondências registadas na plataforma
- Integração com o circuito de Instrumentos de Comunicação, Despachos e Assinaturas
- Alertas de modificação de estados
- Gestão de anexos externos
- Gestão de documentos confidenciais
- Envios automáticos por email
Comissão de Ética - Submissão de Projetos de Investigação
O módulo de software para Submissão de Projetos de Investigação é um sistema desenvolvido para auxiliar na gestão eficiente e organizada da documentação relacionada com os pedidos de projetos de investigação, simplifica e agiliza todo o processo de submissão e gestão de projetos de investigação, garante uma organização eficiente da documentação, permite o acompanhamento detalhado do estado dos processos em tempo real e facilita a comunicação entre as partes envolvidas. A utilização desse módulo também promove a transparência e a padronização dos procedimentos, uma vez que todas as etapas e decisões são registadas e documentadas de forma sistemática, contribuindo desta forma para a garantia de um processo justo e imparcial. Outra vantagem é a redução do uso de papel e a eliminação de processos físicos, uma vez que toda a documentação é submetida e armazenada de forma digital, o que resulta em economia de recursos e contribui para a sustentabilidade ambiental. O módulo de Submissão de Projetos de Investigação proporciona uma solução eficiente, organizada e transparente para a gestão de projetos de investigação, beneficiando tanto os requerentes quanto as entidades responsáveis pela avaliação e deliberação dos projetos e tem como público-alvo a entidade requerente, o Secretariado e o Presidente da Comissão de Ética, o Conselho Diretivo e outras entidades.
Funcionamento
O requerente tem a facilidade de submeter os dados e toda a documentação necessária através de um formulário online para o Secretariado da Comissão de Ética. Em situações excecionais, é permitido o envio do pedido por e-mail, que será anexado ao processo pela própria Comissão de Ética. Para utilizar o sistema, o requerente precisa realizar um registo, o que lhe permite preencher o formulário e submeter o pedido. Os processos que foram gravados, mas ainda não foram submetidos, ficam no estado “Estado Inicial”. Assim que são submetidos, passam para o estado “Em Tratamento”.
Nessa fase, o Secretariado da Comissão de Ética realiza uma avaliação preliminar das informações recebidas e verifica se são necessárias mais informações. Caso seja necessário, o Secretariado solicita esses elementos adicionais ao requerente por e-mail, entrando o processo no estado de “Pedido de Esclarecimento”. Quando os documentos solicitados são recebidos, ocorre uma nova avaliação. Se ainda forem necessários mais documentos e o requerente não apresentar uma justificação adequada para a falta deles, o processo é arquivado e o requerente é notificado por e-mail. Caso não sejam necessárias mais informações, o Presidente da Comissão de Ética nomeia o(s) relator(es) e notifica os nomeados por e-mail. Nesse momento, o processo entra no estado de “Aguarda Nomeação de Relatores”. Após a nomeação, o processo passa novamente para o estado “Em Tratamento”.
O relator designado pode aceder à plataforma externa para consultar o projeto de investigação que lhe foi atribuído. Após analisar o projeto, o relator verifica se são necessários elementos adicionais. Em caso positivo, poderá solicitar informações adicionais ao requerente ou às entidades envolvidas por e-mail, retornando o processo para o estado de “Pedido de Esclarecimento”. O Secretariado regista a resposta recebida e o relator analisa novamente o projeto, colocando o estado do processo em “Aguarda deliberação”.
Quando todas as condições para a emissão do parecer estão reunidas, o relator produz o parecer técnico. O parecer é atualizado e assinado pelo relator, sendo enviado ao Presidente da Comissão de Ética para despacho e posteriormente enviado ao Conselho Diretivo para deliberação. Nesse momento, o processo entra no estado “Em deliberação”.
Após a deliberação do Conselho Diretivo, a decisão é comunicada ao interessado através de um ofício elaborado pelo Secretariado da Comissão de Ética e assinado pelo Conselho Diretivo. Ao mesmo tempo, o Presidente da Comissão de Ética e as entidades envolvidas no projeto são notificados sobre a decisão.
Após a deliberação, caso a decisão do Conselho Diretivo seja negativa, o requerente é notificado por e-mail com a resposta. Se a decisão for positiva, o Secretariado solicitará ao requerente um relatório final. O processo entra então no estado “Em Conclusão”.
O requerente envia o relatório final por e-mail ao Secretariado, que o anexa ao processo e notifica o Presidente da Comissão de Ética sobre a submissão do relatório final. Caso o relatório seja válido, o processo é encerrado e entra no estado “Fechado”. No entanto, se o relatório não for válido, o Secretariado solicitará um novo relatório final ao requerente.
Gestão de Recibos Verdes de Prestadores
A gestão e controlo de Recibos Verdes de prestadores é um processo bastante burocrático, demorado e com várias possibilidades de falha, pelo que o módulo de Gestão de Recibos Verdes do LynxiT Cube teve como principal objetivo simplificar e agilizar este processo tanto para o prestador como para entidade pública que efetua a validação e pagamento.
Neste módulo existem 2 ambientes:
Portal do Prestador – onde os prestadores podem efetuar o lançamento dos seus recibos verdes e respetivos comprovativos da prestação dos serviços, bem como acompanhar o estado em que se encontra cada recibo lançado.
Backoffice – onde as entidades pública podem validar a informação registada pelos prestadores no portal e solicitar caso assim o necessitem, informações adicionais, mantendo sempre o prestador atualizado quanto ao estado de tratamento de cada recibo.
Este módulo tem um workflow que permite uma interação direta entre prestadores e entidades públicas, sempre com histórico consultável por ambas as partes e com várias regras implementadas de base quanto à obrigatoriedade de preenchimento de determinados campos e anexos por forma a agilizar todo o processo de pagamentos dos recibos.
Vantagens
- Rastreabilidade de documentos
- Diminuição do tempo de tratamento
- Agilidade e flexibilidade na análise dos documentos
- Circuito do documento sempre disponível
- Alertas de modificação de estados
- Gestão de anexos externos
- Envios automáticos por email
- Integração com processos e aplicações externas
- Encaminhamento automático com base em workflows pré-configurados
Gestão de Convenções - Gestão e Celebração de Convenções e Acordos
O processo de Gestão de Convenções tem como objetivo a gestão de todos os pedidos de criação e alteração aos contratos das convenções efetuadas ao nível dos MCDT’s (Meios Complementares de Diagnóstico e Tratamento) com entidades privadas de saúde.
Neste módulo existem 2 ambientes:
Portal da Entidade – onde as entidades externas poderão registar os pedidos de celebração de convenções e acordos, com indicação das respetivas convenções e acordos pretendidos.
Backoffice – onde as entidades públicas podem analisar e tratar a informação registada pelas entidades externas.
No decorrer do tratamento dos processos existe sempre a opção de efetuar pedidos de informação à entidade que submeteu o processo e todos os passos executados sobre cada processo ficam registados numa timeline de execuções permitindo assim a qualquer utilizador ter uma noção exata do que foi executado, quando e por quem. É também possível integrar este módulo com os módulos de Gestão da Correspondência e Instrumentos de Comunicação.
Com o processo de alocação a técnicos, para tratamento, é possível a todo o momento ter uma visão da carga que cada técnico tem em termos de processos, por estado, bem como permite medir tempos de resposta médios e por tipo de processo / técnico.
Vantagens
- Rastreabilidade de documentos
- Diminuição do tempo de tratamento
- Agilidade e Flexibilidade na análise dos documentos
- Integração com correspondências registadas na plataforma
- Integração com o circuito de Instrumentos de Comunicação, Despachos e Assinaturas
- Alertas de modificação de estados
- Gestão de anexos externos
- Envios automáticos por email
- Integração com processos e aplicações externas
- Encaminhamento automático com base em workflows pré-configurados
- Controlo de prazos
- Monitorização de tempos médios de tratamento de processos
Gestão de Convenções - Substituição de Clínico
O processo de Substituição de Clínico, tem como objetivo a gestão dos processos de pedido de substituição de clínicos por parte das entidades privadas de saúde.
Neste módulo existem 2 ambientes:
Portal da Entidade – onde as entidades externas poderão registar os pedidos de substituição de clínicos, com indicação dos dados dos clínicos a substituir.
Backoffice – onde as entidades públicas podem analisar e tratar a informação registada pelas entidades externas.
No decorrer do tratamento dos processos existe sempre a opção de efetuar pedidos de informação à entidade que submeteu o processo e todos os passos executados sobre cada processo ficam registados numa timeline de execuções permitindo assim a qualquer utilizador ter uma noção exata do que foi executado, quando e por quem. É também possível integrar este módulo com os módulos de Gestão da Correspondência e Instrumentos de Comunicação.
Com o processo de alocação a técnicos, para tratamento, é possível a todo o momento ter uma visão da carga que cada técnico tem em termos de processos, por estado, bem como permite medir tempos de resposta médios e por tipo de processo / técnico.
Vantagens
- Diminuição do tempo de tratamento
- Agilidade e Flexibilidade na análise dos documentos
- Integração com correspondências registadas na plataforma
- Integração com o circuito de Instrumentos de Comunicação, Despachos e Assinaturas
- Alertas de modificação de estados
- Gestão de anexos externos
- Envios automáticos por email
- Integração com processos e aplicações externas
- Encaminhamento automático com base em workflows pré-configurados
- Controlo de prazos
- Monitorização de tempos médios de tratamento de processos
Cuidados de Saúde Continuados Integrados - Celebração de Acordos
O processo de Celebração de Acordos tem como objetivo a gestão de todos os pedidos para criação de unidades para prestação de cuidados continuados por tipologia.
Neste módulo existem 2 ambientes:
Portal da Entidade – onde as entidades externas poderão registar os pedidos de celebração de acordos, com indicação das tipologias e quantidades pretendidas.
Backoffice – onde as entidades públicas podem analisar e tratar a informação registada pelas entidades externas.
No decorrer do tratamento dos processos existe sempre a opção de efetuar pedidos adicionais de informação à entidade que submeteu o processo e todos os passos executados sobre cada processo ficam registados numa timeline de execuções permitindo assim a qualquer utilizador ter uma noção exata do que foi executado, quando e por quem. É também possível integrar este módulo com os módulos de Gestão da Correspondência e Instrumentos de Comunicação.
Com o processo de alocação a técnicos, para tratamento, é possível a todo o momento ter uma visão da carga que cada técnico tem em termos de processos, por estado, bem como permite medir tempos de resposta médios e por tipo de processo / técnico.
Vantagens
- Rastreabilidade de documentos
- Diminuição do tempo de tratamento
- Agilidade e Flexibilidade na análise dos documentos
- Integração com correspondências registadas na plataforma
- Integração com o circuito de Instrumentos de Comunicação, Despachos e Assinaturas
- Alertas de modificação de estados
- Gestão de anexos externos
- Envios automáticos por email
- Integração com processos e aplicações externas
- Encaminhamento automático com base em workflows pré-configurados
- Controlo de prazos
- Monitorização de tempos médios de tratamento de processos
Cuidados de Saúde Continuados Integrados - Gestão de Pedidos de Adesão à Rede
O processo de Pedido de Adesão à Rede tem como objetivo a gestão de todos os pedidos para criação de novas unidades para prestação de cuidados continuados.
Neste módulo existem 2 ambientes:
Portal da Entidade – onde as entidades externas poderão registar os pedidos de adesão à rede, com indicação das tipologias e quantidades pretendidas.
Backoffice – onde as entidades públicas podem analisar e tratar a informação registada pelas entidades externas.
No decorrer do tratamento dos processos existe sempre a opção de efetuar pedidos adicionais de informação à entidade que submeteu o processo e todos os passos executados sobre cada processo ficam registados numa timeline de execuções permitindo assim a qualquer utilizador ter uma noção exata do que foi executado, quando e por quem. É também possível integrar este módulo com os módulos de Gestão da Correspondência e Instrumentos de Comunicação.
Com o processo de alocação a técnicos, para tratamento, é possível a todo o momento ter uma visão da carga que cada técnico tem em termos de processos, por estado, bem como permite medir tempos de resposta médios e por tipo de processo / técnico.
Vantagens
- Rastreabilidade de documentos
- Diminuição do tempo de tratamento
- Agilidade e Flexibilidade na análise dos documentos
- Integração com correspondências registadas na plataforma
- Integração com o circuito de Instrumentos de Comunicação, Despachos e Assinaturas
- Alertas de modificação de estados
- Gestão de anexos externos
- Envios automáticos por email
- Integração com processos e aplicações externas
- Encaminhamento automático com base em workflows pré-configurados
- Controlo de prazos
- Monitorização de tempos médios de tratamento de processos
Cuidados de Saúde Hospitalares - Acordos de Cooperação
O processo de Acordos de Cooperação tem como objetivo a gestão de todos os acordos de cooperação com os Hospitais das Santa Casa da Misericórdia. Neste processo é possível inserir todas as informações referentes ao acordo de cooperação e respetiva contratualização, desde os valores dos GDH propostos aos níveis de serviço e objetivos da qualidade do serviço.
No decorrer do tratamento dos processos existe sempre a opção de efetuar pedidos de informação à entidade que submeteu o processo e todos os passos executados sobre cada processo ficam registados numa timeline de execuções permitindo assim a qualquer utilizador ter uma noção exata do que foi executado, quando e por quem. É também possível integrar este módulo com os módulos de Contratos e Instrumentos de Comunicação.
Com o processo de alocação a técnicos, para tratamento, é possível a todo o momento ter uma visão da carga que cada técnico tem em termos de processos, por estado, bem como permite medir tempos de resposta médios e por tipo de processo / técnico.
Vantagens
- Rastreabilidade de documentos
- Diminuição do tempo de tratamento
- Agilidade e Flexibilidade na análise dos documentos
- Integração com o circuito de Instrumentos de Comunicação, Despachos e Assinaturas
- Alertas de modificação de estados
- Gestão de anexos externos
- Envios automáticos por email
- Integração com processos e aplicações externas
- Encaminhamento automático com base em workflows pré-configurados
- Controlo de prazos
- Monitorização de tempos médios de tratamento de processos
Cuidados de Saúde Hospitalares - Contratos Hospitalares SNS
O processo de Contratos Hospitalares SNS tem como objetivo a gestão de todos os contratos efetuados com Hospitais do SNS. Neste processo é possível inserir todas as informações referentes ao contrato celebrado, o qual fica integrado com o módulo de contratos do LynxiT Cube para gestão de assinatura dos mesmos. É também possível integrar este módulo com o módulo de Instrumentos de Comunicação.
Vantagens
- Integração com certificados digitais qualificados
- Garantia de autenticidade da assinatura do contrato
- Rastreabilidade de documentos
- Diminuição do tempo de tratamento
- Agilidade e Flexibilidade na análise dos documentos
- Integração com o circuito de Instrumentos de Comunicação, Despachos e Assinaturas
- Alertas de modificação de estados
- Gestão de anexos externos
- Envios automáticos por email
- Integração com processos e aplicações externas
- Encaminhamento automático com base em workflows pré-configurados
Intervenção nos Comportamentos Aditivos e nas Dependências
- Acordos de Cooperação com as entidades externas
- Gestão de Projetos Cofinanciados
- Tratamento de Reclamações
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